Статті

Найпоширеніші помилки закупівельних груп: польський досвід

Польські підприємці та менеджери із закупівельних груп розповіли журналістам “Купуймо разом” про найпоширеніші помилки при створенні закупівельних груп і про те, що з цього випливає для створення українських закупівельних груп.

Першою поширеною помилкою є намагання збільшити кількість учасників групи будь-якою ціною.

Томаш Томков’як, член наглядової ради закупівельної групи Instal-Konsorcjum: “Наша група є дуже відкритою, але ми також вміємо встановлювати критерії. Критерії входження до нашої групи є доволі високими, оскільки фірма, яка хотіла би до нас приєднатись, повинна досягти певного рівня, який би нас задовольняв. Йдеться про фінансову безпеку, оскільки така компанія повинна бути дійсно прозорою, мати хороші фінансові показники і добру репутацію серед постачальників і на ринку загалом. Сьогодні для нас не є проблемою прийняти до закупівельної групи фірму, яка навіть може бути нашим конкурентом у територіальному плані, проблема виникає, якщо ми приймемо фірму, яка нераціонально використає ті переваги, які їй дасть наша закупівельна група. Мені здається, що вже існуючий склад групи має ще великі можливості для розвитку. Тож приєднання нових учасників може бути бажаним, але внутрішній розвиток групи, на мою думку, є ключовим для нашого успіху”.

Войцех Дусь, віце-президент закупівельної групи Konsorcjum Biuro Klub: “Базовим критерієм відбору нових членів нашої групи є територіальна складова. Тобто, усі члени групи, які працюють на цій території, повинні погодитись на приєднання нового учасника. Члени групи також повинні виділити певну частину своєї території новому учаснику для участі у тендерах. Для нас також дуже важливими є взаємна довіра і цінності потенційного нового члена групи. Більшість наших учасників – це сімейні фірми, які велику увагу приділяють цінностям, на яких будується бізнес”.

Друга помилка полягає в переконанні, що закупівельна група повинна працювати на засадах територіального ексклюзиву.

Томаш Томков’як про узгодження пропозицій: “З позиції учасника нашої закупівельної групи формування спільних закупівель є досить простим, оскільки ми є незалежними і ніхто не нав’язує нам того, якими товарами ми повинні торгувати. Але умови, які нам пропонує група, заохочують нас до вибору того, а не іншого постачальника. Наприклад, умови щодо гарантійного обслуговування, страхування, наявності сертифікатів. Таким чином, вибір завжди є доволі простим, ми обираємо того постачальника, який є більш професіональним і пропонує кращі умови”.

Томаш Томков’як про питання територіальної ексклюзивності: “Територіального ексклюзиву, як такого, фактично немає, оскільки кожна фірма є незалежною і має свою власну бізнес-ідею. І це є нашою великою перевагою. І якщо хтось хотів би вести бізнес на нашому ринку і для нього також є місце на цьому ринку, то краще нехай наш конкурент буде з нашої групи, ніж це буде чужа фірма, яку ми зовсім не знаємо”.

Шимон Квапіш, керівник варшавського відділу закупівельної групи PSB, про можливі конфлікти в рамках закупівельної групи: “Пошук вирішення конфліктів, які виникають при співпраці, грунтується на м’яких чинниках бізнесу, тобто сама закупівельна група не нав’язує учасникам можливе вирішення. Зрештою, група не має жодних механізмів для того, щоб, наприклад, нав’язувати своїм членам рішення щодо закупівлі тих чи інших товарів. Група може пропонувати, але не диктувати вимоги. Група заохочує здійснювати спільні закупівлі, пропонуючи високу якість, а також додаткові послуги: маркетинг, високу пізнаваність бренда, знання процедур, які повинні застосовуватись на сучасних складах. Наприклад, у нас є розроблена концепція роботи супермаркетів, і це є дуже громіздкий та детальний документ, таким чином наші члени можуть цю концепцію використовувати у своїй роботі”.

Шимон Квапіш про територіальний ексклюзив і джерела прибутків: “Основною проблемою співпраці в межах закупівельної групи є необхідність поєднання в єдине ціле інтересів багатьох окремих фірм. А кожна фірма є незалежною, дуже часто це сімейні фірми. Нерідко до групи приєднуються нові члени із власною позицією на ринку та власним набутим досвідом. І вся складність полягає в тому, щоб увесь цей досвід об’єднати і отримати від цього спільну вигоду. Очевидна вигода полягає в тому, що якщо ми купуватимемо разом, то можемо здійснювати ці закупівлі дешевше. Але є багато перешкод: ми здійснюємо закупівлі у різних виробників, купуємо різні товарні групи, інколи в одному місті є декілька компаній, які хочуть приєднатись до нашої групи, тож ми маємо справу із внутрішньою конкуренцією. І закупівельна група повинна шукати шляхів подолання цих перешкод”.

Третя помилка полягає у переконанні, що все можна зробити самому.

Томаш Томков’як про вигоду від зміни закупівельної групи: “Насамперед, відбувся розподіл роботи, якого нам раніше бракувало, оскільки раніше ми виконували функцію центральної юридичної особи закупівельної групи. А тепер ми отримали можливість займатись тим, що стосується нашої безпосередньої діяльності”.

Томаш Томков’як про основні перешкоди для розвитку групи: “Насамперед, нам бракувало людей, які би могли допомогти нам із реалізацією торговельних процесів. Попередня закупівельна група була дуже економною, через що ми не мали можливостей для подальшого розвитку. Ніхто не намагався нічого змінити, щоб модернізувати процеси закупівлі, щоб виділити додаткові кошти на маркетинг. Бракувало людей, які би могли цим зайнятись, загалом у закупівельній групі, окрім самих учасників, працювало лише три особи”.

Рафал Калішан, власник Konsorcjum Biuro Klub, про додаткові послуги, які надає закупівельна група, окрім самого ведення переговорів щодо умов закупівлі: “На даний момент з нами працює вже двоє тренерів, щоб наші учасники мали ширший доступ до послуг закупівельної групи. Якщо в будь-якого учасника виникає необхідність зустрічі з тренером, то він може скористатись із такої можливості. Тренер приїжджає в офіс фірми і допомагає зі всім, з чим виникають проблеми, у тому числі це стосується рекрутингу персоналу, який стає дедалі важчим завданням. Також нашим тренерам допомагає працювати система е-лернінгу, яку ми створили. Це дуже допомагає на ранніх стадіях навчання продавців. У цій системі є навчальні програми, що стосуються наших продуктів, а також загальних навичок продажу, завдяки чому персонал дуже легко адаптується до роботи на наших фірмах. Зараз ми працюємо над власним етичним кодексом, що сприймається нашими працівниками і партнерами по-різному, але ми все одно прагнемо того, щоб усі учасники підписали та дотримувалися цього кодексу. Ми хочемо, щоб нас сприймали не як закупівельну групу, а як дружню групу: як для наших клієнтів, так і для постачальників. Оскільки наша група є дуже розпорошеною і налічує майже 500 осіб та 23 фірми, то для нас важливо, щоб уся інформація ефективно передавалася усім відділам: як комерційним, так і фінансовим. Тому ми створили внутрішню систему типу Інтранет, куди кожна причетна до групи особа може в будь-який момент зайти і перевірити всю нашу роботу. Цей Інтранет також виконує освітню роль і містить навчальну бібліотеку для наших учасників. Дуже багато сил працівників головного офісу групи, а також фінансових коштів спрямовується на те, щоб проводити одні з одними дедалі більше часу. Ми навіть разом їздили в Україну. Звісно, що це була робоча поїздка, ми проводили в Україні зустріч учасників групи, але одним із важливих елементів нашої спільної інтеграції є те, що ми регулярно (приблизно раз на квартал) зустрічаємось усі разом у різних куточках Польщі і спостерігаємо за роботою наших фірм, наприклад, в Яворно чи Гданську. А останнього разу ми всі разом поїхали до Львова. Звісно, що ми не маємо там жодного учасника нашої закупівельної групи, але Львів є чудовим містом, тому ми поєднали в цій поїздці приємне із корисним”.

Четверта помилка при створенні закупівельної групи полягає у переконанні, що дружба є важливішою за бізнес.

Томаш Томков’як про поштовх до зміни закупівельної групи: “Проблеми закупівельної групи, у якій ми раніше працювали, були різними. Насамперед, бракувало ідей і бачення майбутнього розвитку. Бракувало бажання розвивати цю групу, а кожне робоче засідання перетворювалося на звичайну зустріч друзів. Дружба є дуже важливою, але бізнес має свої власні правила, тож ми прийняли рішення залишити закупівельну групу, яку саму раніше створювали, і приєднатись до Instal-Konsorcjum”.

П’ята помилка полягає у переконанні, що приєднання до закупівельної групи – це назавжди.

Шимон Квапіш про можливості виходу з їхньої закупівельної групи: “Акціонери підписують із групою угоди про співпрацю, і якщо раптом виникає необхідність призупинити співпрацю чи вийти з групи, то таку угоду можна розірвати. Акції в такому випадку залишаються, і їх можна продати. Бувають випадки, коли фірми хочуть вийти з групи, і тоді з’являється пропозиція вигідного придбання акцій, яка швидко реалізовується іншими акціонерами”.

Підсумовуючи, варто зазначити, що при створенні закупівельних груп, звісно ж, потрібно дотримуватись оптимістичних поглядів, але при цьому залишатись реалістами. Насамперед, слід віднайти спільний інтерес для співпраці серед усіх потенційних учасників закупівельної групи, визначити принципи внутрішньої конкуренції, ексклюзиву та механізм виходу із групи.

                  

Купуймо разом 2.0

Портал створено в рамках проекту «Купуймо разом!»що фінансується програмою