Статті

Робота з електронкою: поради від топ-менеджера

Техніками ефективної роботи з електронною поштою ділиться Дмитро Дубілет, заступник голови правління «Приватбанку»: «Щодня я відправляю і приймаю близько 250 електронних листів. Хочу поділитись деякими методами, почерпнутими із книг і статей або відкритими мною самостійно, які допомагають мені ефективніше справлятись із цим потоком».

Техніками ефективної роботи з електронною поштою ділиться Дмитро Дубілет, заступник голови правління «Приватбанку»: «Щодня я відправляю і приймаю близько 250 електронних листів. Хочу поділитись деякими методами, почерпнутими із книг і статей або відкритими мною самостійно, які допомагають мені ефективніше справлятись із цим потоком».

1. Заощаджуйте час на друк довгих фраз

Декілька років тому я відкрив для себе геніальну за простотою і ефективністю програму «TextExpander». Вона дає змогу налаштувати автозаміну коротких текстів на довгі.

Наприклад, майже всі листи я починаю із фрази «Добрий день!». Замість того, щоб щоразу друкувати ці 12 символів, я налаштував автозаміну на текст «дд]». Таким чином, я отримую економію у 9 символів на кожен лист.

За таким же принципом у мене налаштована автозаміна понад 100 фраз і навіть цілих абзаців: імена та по батькові колег, слова «будь ласка» і «дякую», шаблонні відповіді на типові запитання тощо. Всередньомузавдяки цій програмі я заощаджую близько 1,5 години на місяць, що окуповує її вартість у $35.

2. Досягайте мети за допомогою «Boomerang»

Можна скільки завгодно заощаджувати час на друк листа, але якщо адресат Вам не відповідає, то це означає, що час на цей лист було витрачено даремно. У такому разі на допомогу приходить «Boomerang».

Із цією програмою Ви легко, за декілька кліків, можете вказати, до якого моменту Ви очікуєте відповіді на листа. Якщо до зазначеного часу Вам не відповідають, то програма нагадує про це, «повертаючи» лист на вашу поштову скриньку.

Навіть якщо Вам відповіли, це ще не означає, що мети Вашого листа досягнуто. Наприклад, відповідь може бути такою: «Виправимо через 3 дні». Отримавши такого листа, Ви можете встановити собі нагадування через чотири дні, щоб перевірити, чи виконана обіцянка.

Коли я тільки розпочав користуватись «Бумерангом», я був вражений, скільки моїх листів «глухнуло», не досягши мети. Причому відсоток «глухарів» виявився приблизно однаковим, чи писав я начальству, чи підлеглим, колегам чи навіть за межі банку.

Тепер же, із «Бумерангом», я можу не турбуватись, чи не забув я про щось. Навіть вночі почав спати спокійніше.

3. Забороніть писати Вам більше одного листа в день

Недавно в моєму департаменті з’явилося правило: я попросив колег писати мені лише ввечері і не більше одного листа на день, а щодо термінових питань – телефонувати. Ефектом більше ніж задоволений.

По-перше, скоротилася кількість листів (а часу на опрацювання одного листа із декількома питаннями йде менше, ніж на декілька листів із одним питанням). По-друге, що більш важливо, це виключає непідготовлені, емоційні листи. У відправника з’являється більше часу, щоб краще сформулювати думку або, в ідеалі, взагалі вирішити питання самостійно.

Звичайно, ця порада радше для керівників, хоча такий «пакт» може укласти між собою хто завгодно.

4. Не перевіряйте пошту зі смартфона

Простий за суттю і складний для реалізації принцип: перестаньте перевіряти пошту із власного смартфона!

Часто листи вимагають відповідей, а друк на смартфоні разів у п’ять повільніший, ніж на комп’ютері. Внаслідок цього Ви або витрачаєте зайвий час на повільний друк, або відзначаєте лист, як непрочитаний, щоб пізніше знову до нього повернутись із комп’ютера.

Цей принцип ще актуальніший, якщо ви користуєтеся «TextExpander» і «Boomerang», про які я писав вище, – на смартфонах вони не працюють.

Звичайно, частенько пошту на смартфоні перевіряють, щоб заповнити паузи. Але чому б цей час не присвятити читанню «Kindle» або новинам у «Feedly»?

5. Активуйте функцію скасування відправлення електронного листа

У «Gmail Labs» є чудова фіча, котра дає змогу зупинити лист протягом 5 секунд із моменту його відправлення.

Ця функція особливо корисна тим, хто пише біля сотні листів на день. З такими темпами часу на те, щоб перечитати листа, який відправляєш, зазвичай немає. От і виходить, що якусь помилку, неточне формулювання або неправильного адресата помічаєш лише після того, як натиснув кнопку «Відправити».

До речі, у лабораторії «Gmail» є багато корисних функцій типу цієї. Обов’язково покопайтеся там – напевно знайдете те, що підходить саме Вам і зробить Вашу роботу ефективнішою.

Родинні фірми

Портал створено в рамках проекту «Купуймо разом!»що фінансується програмою